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Verwaltungsvorschrift zur Ausführung der Verordnung über die in das Gemeindegliederverzeichnis aufzunehmenden Daten der Kirchenmitglieder mit ihren Familienangehörigen vom 21. Juni 1985
in der Fassung vom 8. Dezember 19941#

Vom 3. Dezember 2003

(KABl. 2004 S. 8)

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Zur Ausführung der Verordnung über die in das Gemeindegliederverzeichnis aufzunehmenden Daten der Kirchenmitglieder mit ihren Familienangehörigen vom 21. Juni 1985 in der Fassung vom 8. Dezember 1994 wird durch das Konsistorium folgende Verwaltungsvorschrift erlassen:
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§ 1

(1) In der Evangelischen Kirche in Berlin-Brandenburg wird zur Bearbeitung der Gemeindegliederverzeichnisse eine zentrale Meldewesensachbearbeitung eingerichtet.
(2) 1 Zu der zentralen Meldewesensachbearbeitung gehören die Meldewesensachbearbeiterinnen und Meldewesensachbearbeiter der Kirchlichen Verwaltungsämter und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Bereich Meldewesen im Konsistorium. 2 Dabei gehört aus jedem Kirchlichen Verwaltungsamt nur eine Sachbearbeiterin bzw. ein Sachbearbeiter der zentralen Meldewesensachbearbeitung an. 3 Welche Sachbearbeiterin oder welcher Sachbearbeiter das ist, bestimmt die Amtsleiterin oder der Amtsleiter des Kirchlichen Verwaltungsamtes.
(3) 1 Im Konsistorium wird eine Liste der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der zentralen Meldewesensachbearbeitung geführt. 2 Die Arbeit der zentralen Meldewesensachbearbeitung wird dezentral in den einzelnen Kirchlichen Verwaltungsämtern und zentral im Konsistorium erledigt.
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§ 2

(1) 1 Vor Aufnahme der Tätigkeit in der zentralen Meldewesensachbearbeitung gibt jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter eine Verpflichtungserklärung ab. 2 Das Muster der Verpflichtungserklärung ist Anlage zu dieser Verwaltungsvorschrift.
(2) 1 Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kommen im Konsistorium zu Besprechungen zusammen, dabei wird auch die Vertretungsregelung, die im Konsistorium vorliegen muss, abgesprochen. 2 Die Vertretung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfolgt untereinander.
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§ 3

(1) Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wird, nach Abgabe der Verpflichtungserklärung, ein persönliches Passwort für den Zugang zur Meldewesen-Online-Auskunft und Meldewesen-Online-Datenerfassung erteilt.
(2) 1 In der Meldewesen-Online-Auskunft können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Datensätze von Gemeindegliedern mit Hilfe des Ordnungsmerkmals, des Geburtsdatums, des Namens oder der Adresse sichtbar machen. 2 Die Sichtbarmachung von Gemeindegliederdaten ist nur im Rahmen des Datenschutzgesetzes der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG.EKD) zulässig.
(3) 1 In der Meldewesen-Online-Datenerfassung können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Daten von Gemeindegliedern erstmalig erfassen, erfasste Daten ändern oder löschen. 2 Die Erfassung, Änderung oder Löschung betrifft folgende Datenfelder: Taufdatum, Taufort, Taufkonfession, Konfirmationsdatum, Traudatum, Traukonfession, Beerdigungsdatum, Wiedereintrittsdatum, Austrittsdatum, Personalgemeinde (bei Umgemeindungen). 3 Vor der Eingabe von Daten zu konfessionsbegründenden Amtshandlungen ist zu prüfen, ob die Mitteilung an die zuständigen kommunalen Meldebehörden erfolgt ist. 4 Jede Erfassung, Änderung oder Löschung von Daten ist auf dem zu Grunde liegenden Formular mit Datum und Unterschrift zu dokumentieren. 5 Für jedes Formular ist der Verteilschlüssel zu beachten. 6 Die Erfassung, Änderung oder Löschung von Daten ist nur zu den kirchengesetzlich vorgesehenen Zwecken zulässig.
(4) Die Verteilung der Zuständigkeiten der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der zentralen Meldewesensachbearbeitung für die Erfassung, Änderung oder Löschung von Daten wird in einer Geschäftsordnung geregelt, die das Konsistorium nach Anhörung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und des Datenschutzbeauftragten erlässt.
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§ 4

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am 3. Dezember 2003 in Kraft.
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Anlage  

Name, Vorname
Geburtsdatum
beschäftigt beim Kirchenkreisverband
als Meldewesensachbearbeiterin/ -bearbeiter
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Verpflichtungserklärung

Hiermit verpflichte ich mich, über meine bereits erklärte Verpflichtung auf den Datenschutz hinaus, beim Umgang mit den Meldewesendaten der Gemeindeglieder der Evangelischen Kirche in Berlin-Brandenburg Folgendes zu beachten und einzuhalten:
  • Das mir persönlich erteilte Passwort werde ich keinem Dritten gegenüber bekannt geben. Dritte sind auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter meiner Dienststelle.
  • Auskunft über Meldewesendaten an Dritte, auch an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter meiner Dienststelle oder meine Vorgesetzten, gebe ich nur, wenn sie zu den nach kirchlichem oder staatlichem Recht Berechtigten gehören. Die Berechtigung zur Nutzung eines Teils der Meldewesendaten berechtigt nicht zur Nutzung oder Kenntnis des Gesamtbestandes der Meldewesendaten.
  • Ändert sich mein Aufgabenbereich, zeige ich dies dem Konsistorium sofort an. Meine Berechtigung zur Bearbeitung und Nutzung des Meldewesenbestandes endet mit meiner jetzigen Tätigkeit.
Die kirchlichen Datenschutzbestimmungen und die Regelungen im „Merkblatt über den Datenschutz in der Evangelischen Kirche in Berlin-Brandenburg“ werde ich beachten und sorgfältig einhalten.
Die Verpflichtung auf den Datenschutz besteht für mich auch nach Beendigung der derzeitigen Tätigkeit und über die Dauer des Dienst- oder Arbeitsverhältnisses hinaus.
Mir ist bekannt, dass Verstöße gegen das Datengeheimnis in Verbindung mit meiner dienst- oder arbeitsrechtlichen Pflicht zur Amtsverschwiegenheit oder Schweigepflicht disziplinar- oder arbeitsrechtliche Sanktionen nach sich ziehen oder nach den einschlägigen allgemeingültigen gesetzlichen Vorschriften mit Geld- oder Freiheitsstrafen geahndet werden können.
Ich bestätige, dass mir das vorgenannte Merkblatt ausgehändigt worden ist.
Berlin, den ____________________
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Unterschrift der Mitarbeiterin /
des Mitarbeiters
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Unterschrift und Amtsbezeichnung der /
des Verpflichtenden

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1 ↑ Neugefasst durch Verordnung vom 26. März 2003, siehe LZ 64.