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Verwaltungsbestimmungen über die Aufbewahrungsfristen für die Personalabrechnung aufgrund von Systemen der Kirchlichen Gemeinschaftsstelle für elektronische Datenverarbeitung e. V. (KIDICAP)

Vom 13. August 1985

(KABl. S. 117)

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Das Konsistorium der Evangelischen Kirche in Berlin-Brandenburg (Berlin West) hat aufgrund des Artikels 135 Absatz 2 Nr. 3 der Grundordnung zur Ausführung von § 4 Absatz 1 der Rechtsverordnung für das Ausscheiden und Vernichten wertlosen Schriftguts (Kassationsordnung) vom 20. Oktober 1981 (KABl. S. 156) die folgenden Verwaltungsbestimmungen erlassen:
  1. 1 Schriftgut, das bei den Personalabrechnungssystemen der Kirchlichen Gemeinschaftsstelle für elektronische Datenverarbeitung e. V. (KIDICAP) entsteht, unterliegt Aufbewahrungsfristen und ist – sofern es nicht dauernd aufzubewahren ist – nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen gemäß § 3 Absatz 2 der Kassationsordnung zu vernichten. 2 Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach Merkmalen (vgl. Ziff. 2).
Lfd.
Nr.
Bezeichnung des Ausdrucks (KIDICAP)
Merkmal
Erläuterung
Personalstammdatei
1
Fehlerprotokoll
0
kein Belegcharakter, aber Hilfe für die Prüfung
2
Erfassungsprotokoll
0
enthält die richtigen Daten aus dem Fehlerprotokoll; die Angaben wiederholen sich im Eingabeprotokoll
3
Eingabeprotokoll
3
Belegcharakter, denn nicht alle Änderungen werden durch das Stammblatt nachgewiesen
Anwenderdatei
4
0
kein Belegcharakter
5
Fehler- und Erfassungsprotokoll
3
die Datei enthält Angaben mit Belegcharakter; das Fehler- und Erfassungs- bzw. Änderungsprotokoll ist aufzubewahren, weil nur hiermit der lückenlose Nachweis über die Änderungen geführt werden kann
6
Anlistung
7
Arbeitsmittel; der Nachweis ist über die Erfassungs- bzw. Änderungsprotokolle zu führen; in der Praxis wird jedoch die Aufbewahrung weiterer Vollausdrucke (z. B. per Jahreswechsel) zweckmäßig sein und ist im Hinblick auf die einem Prüfer zumutbare Zeit zur Auffindung auch zu fordern. Wie häufig ein Vollausdruck zu archivieren ist, ist abhängig vom Umfang der Änderungen einerseits und vom Umfang des Ausdrucks selbst auf der anderen Seite.
Drittempfänger
7
0
kein Belegcharakter
8
Fehler- und Erfassungsprotokoll
3
die Datei enthält Angaben mit Belegcharakter, weil in anderen Belegen nur der Ordnungsbegriff Empfänger-Nr. angegeben ist (vgl. lfd. Nr. 5)
9
Anlistung
7
Arbeitsmittel (vgl. lfd. Nr. 6).
Rechtsträgerdatei
10
0
kein Belegcharakter
11
Erfassungs- und Fehlerprotokoll
6
kein Belegcharakter, aber Prüfungshilfe
12
Anlistung
7
Arbeitsmittel (vgl. lfd. Nr. 6)
Bankverzeichnis
13
kein Belegcharakter
14
Erfassungs- und Fehlerprotokoll
)
kein Belegcharakter, aber Prüfungshilfe
15
Anlistung
)
Arbeitsmittel (vgl. lfd. Nr. 6)
Brutto- und Beitragstabellen
16
Erfassungs- und Fehlerprotokoll
3
bei einem automatisierten Verfahren haben die gespeicherten Tabellen Belegcharakter (vgl. lfd. Nr. 5)
17
Anlistung
7
Arbeitsmittel (vgl. lfd. Nr. 6)
Weitere Ausdrucke
18
Stammblatt
4
fällt als Beleg eigentlich unter MKM 3; ist bei ausgeschiedenen Mitarbeitern für die Nachberechnung bei Versicherungsangelegenheiten allgemein und für die Versorgungsansprüche Hinterbliebener wichtig
19
Journal mit Bezugsartenliste
3
Belegcharakter
20
Warnungsliste
6
kein Belegcharakter, aber Prüfungshilfe
21
Sozialversicherungslisten (AOK, Ersatzkassen, ZVK, Ärzteversorgung)
4
werden für die Auswertung durch die Sozialversicherungsträger benötigt
22
Liste der Privatabzüge
3
Belegcharakter
23
Habengrundbuch (= Überweisungsliste)
3
Belegcharakter
24
Barauszahlungs- und Sortenliste
3
Belegcharakter
25
0
kein Belegcharakter; eine evtl. Aufbewahrung ist von den örtlichen Gegebenheiten abhängig
26
Abstimmliste
6
kein Belegcharakter; Prüfungshilfe
27
Lohnkonto
1
Belegcharakter (das letzte des Jahres)
28
Lohnsteuerkartenaufkleber
—____________________)
____________________)
zur Weitergabe an Mitarbeiter bzw. Finanzamt
29
Lohnzettel
30
SV-Jahresnachweis (DÜVO-Bescheinigung)
1
ein Exemplar behält der Arbeitgeber für seine Unterlagen
31
ZVK Jahresnachweis
6____________________)
die Liste ist den jeweiligen Zusatzversorgungskassen einzureichen. Eine Kopie, die die ZGAST zur Klärung von Rückfragen usw. zurückbehalten sollte, kann auch dem Prüfer hilfreich sein
32
6____________________)
____________________)
____________________)
____________________)
33
ZVK-Liste (mtl.) (Beitragsnachweisung)
6
die Liste kann als Grundlage für die mtl. Zahlungen an die ZVK dienen. Sie enthält außerdem Hinweise auf Tatbestände, bei denen der Sachbearbeiter manuell tätig werden muss, z. B. Rückrechnungen
34
Erstattungsliste für Behinderte
6
ist den Kostenträgern einzureichen. Hinsichtlich einer Kopie vgl. Nr. 31
35
Berufsgenossenschafts-Jahresnachweisung
0____________________)
____________________)
Es handelt sich um Hilfslisten, deren Verwendung und damit Bedeutung sehr unterschiedlich sein kann. Auch wenn die Aufbewahrung nicht vorgeschrieben ist, kann sie doch sinnvoll sein, z. B. um dem Prüfer des Finanzamtes oder der Berufsgenossenschaft die Arbeit zu erleichtern.
36
Aufteilung der Steuern auf Betriebsstätten-Finanzämter
0____________________)
____________________)
____________________)
____________________)
____________________)
____________________)
37
Schwerbehinderten-Nachweise
0____________________)
____________________)
38
Hinweisliste für Haushälterinnen
Listen für die manuelle bzw. aufgrund der automatisierten Überleitung der Personalwesendaten in die kameralistische (Finanzwesen Kirche) und die kaufmännische Buchführung (Diakonie/Caritas)
0
Bearbeitungshilfe. Bei automatisierter Buchung sind die Listen Buchungsbeleg; bei manueller Buchung können sie als Beleg zugrunde gelegt werden, sie müssen es aber nicht
39
ZGAST-Abrechnungssalden
3
Grundlage für den Bankeinzug und die Buchung der Salden der ZGAST-Teilnehmer
40
ZGAST-Ergebnispositionen
3
Liste über alle notwendigen Buchungen der Buchhaltung der ZGAST aus dem jeweiligen Personalabrechnungsverlauf, die entweder automatisiert bereits vorgenommen sind oder manuell noch veranlasst werden müssen
Buchungstabelle FW
41
Fehler- und Änderungsprotokoll
3
Belegcharakter (vgl. lfd. Nr. 5)
42
Anlistung
7
die Buchungstabelle kann Bestandteil für die automatisierte Buchung sein und hat deshalb Belegcharakter (vgl. lfd. Nr. 6)
43
Bruttopersonalkostenverteilung
3
Liste für den Rechtsträger; sie zeigt die Aufteilung der Bruttopersonalkosten nach Buchungsstellen als Ergebnis der automatisierten Buchung bzw. als Grundlage der manuellen Buchung
44
Einbehaltene Privatabzüge
3
die Liste enthält nur die Privatabzüge, die zwischen der Kasse der ZGAST einerseits und den Kassen der empfangenden Rechtsträger andererseits verrechnet werden (Zahlweg 8 oder 9 KIDICAP). Sie ist für den empfangenden Rechtsträger bestimmt und enthält alle notwendigen Buchungen, die für diesen Rechtsträger entweder automatisiert bereits vorgenommen sind oder noch manuell veranlasst werden müssen
2.
Den in Ziffer 1 genannten Merkmalen entsprechen folgende Aufbewahrungsfristen:
Merkmal
Aufbewahrungsfrist
1
dauernd
2
zehn Jahre
3
sechs Jahre
4
drei Jahre
5
bis zur Entlastung
6
bis zum Prüfungsabschluss
7
bis zum Vorliegen des neuen Ausdrucks
0
Vernichtung nach Abschluss der Bearbeitung
3.
Wenn Unterlagen für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen zusätzlich die Vorschriften der Abgabenordnung beachtet werden, die dann als Mindestfristen gelten.