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Rechtsverordnung für das Ausscheiden und Vernichten wertlosen Schriftguts (Kassationsordnung)

Vom 20. Oktober 1981

(KABl. S. 156)

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Die Kirchenleitung der Evangelischen Kirche in Berlin-Brandenburg (Berlin West) hat aufgrund des § 5 Absatz 1 des Kirchengesetzes über das Archivwesen vom 15. November 1980 (KABl. S. 156) folgende Rechtsverordnung erlassen:
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§ 1

1 Diese Verordnung betrifft das Schriftgut der Evangelischen Kirche in Berlin-Brandenburg (Berlin West) einschließlich ihrer Kirchengemeinden und ihrer Kirchenkreise sowie ihrer sonstigen Körperschaften und ihrer Werke ab 1. Januar 1946. 2 Älteres Schriftgut darf nur mit Zustimmung des Konsistoriums vernichtet werden.
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§ 2

Als archivwürdig dauernd aufzubewahren ist alles Schriftgut, dessen Inhalt von besonderer kirchlicher, geschichtlicher, rechtlicher, wirtschaftlicher, bautechnischer oder statistischer Bedeutung ist.
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§ 3

( 1 ) 1 Das nicht nach dem Grundsatz des § 2 dauernd aufzubewahrende Schriftgut ist nur nach dem in der Anlage 1 beigefügten Plan auszuwählen, auszuscheiden und zu vernichten. 2 Nicht in der Anlage 1 genanntes Schriftgut darf nur mit Zustimmung des Konsistoriums vernichtet werden.
( 2 ) 1 Das ausgeschiedene Schriftgut darf nicht in die Hand Unbefugter gelangen. 2 Es ist entweder zu verbrennen oder in anderer Weise zu vernichten. 3 Wird das ausgeschiedene Schriftgut mit dem Ziel der Vernichtung als Stampfgut veräußert, ist mit dem Erwerber des Stampfguts ein Vertrag nach dem in der Anlage 2 beigefügten Muster zu schließen.
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§ 4

( 1 ) Hinsichtlich des Schriftgutes, das bei Anwendung von EDV-Verfahren entsteht, ergehen besondere Verwaltungsvorschriften.
( 2 ) 1 Die Bestimmungen der Ordnung für das kirchliche Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der Evangelischen Kirche in Berlin-Brandenburg (Berlin West) vom 4. Dezember 1976 bleiben unberührt. 2 Alle übrigen Bestimmungen, die den Gegenstand dieser Kassationsordnung bisher geregelt haben, treten außer Kraft.
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Anlage

Anlage 1
Es sind auszuscheiden
Vorbedingungen
Ausnahmen
1. Sofort
Mahnschreiben
Nach Erledigung der angemahnten Angelegenheit
Nicht mehr benötigtes Verteilmaterial
Ein Exemplar ist aufzubewahren bei voraussichtlicher allgemeinkirchlicher oder geschichtlicher Bedeutung
Einladungen
Unterzeichnung der Niederschrift über die Veranstaltung, sofern eine Niederschrift gefertigt werden muss
Einladungen, sofern das Verhältnis zum Einladenden von besonderer Bedeutung ist
Umzugsmeldungen von Gemeindegliedern
Nach Eintragung in die Kartei bzw. Liste der Gemeindeglieder
Anträge auf Umgemeindungen
Nach Eintrag in die Kartei bzw. Liste der Gemeindeglieder
Schriftwechsel über Ausstellung einzelner pfarramtlicher Zeugnisse
Nach Erledigung
Schriftwechsel über Urlaubs- und kurzfristige Krankheitsvertretungen
Nach Abschluss der Angelegenheit
2. Nach Ablauf von 2 Jahren
Rundschreiben kirchlicher Werke, Einrichtungen und Vereine
Nach Abschluss der Angelegenheit
An- und Abmeldungen zum Kindergarten, zum Miniclub, zu kirchlichen Vereinen usw.
Die Frist beginnt mit dem Ausscheiden
Überweisungen zum Konfirmandenunterricht
Dimissorialien
Schriftwechsel über abgeschlossene diakonische Betreuungsfälle
Schriftwechsel über Ausstellung einzelner Kirchenbuchauszüge oder -abschriften
Schriftwechsel über die Vorbereitung von Visitationen, Synoden, Bibelwochen, Konferenzen und Tagungen
Schriftwechsel oder Berichte, die über die Veranstaltung selbst Auskunft geben
Urlaubsgesuche, Gesuche um Dienstbefreiung und Krankmeldungen
Fahrtenbücher für Dienstkraftfahrzeuge
Die Frist beginnt mit Abschluss der Rechnungsprüfung
3. Nach Ablauf von 5 Jahren
Niederschriften über Wahlhandlungen, Wahlergebnisse, Einführung der Kirchenältesten und Vorgänge über Wahleinsprüche
Die Frist beginnt mit Ablauf der Anfechtungsfrist bzw. Abschluss der Anfechtungs- oder Klageverfahren
Eine Liste der Kandidaten ist aufzubewahren
Listen von kirchlichen Sammlungen
Die Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Sammlung beendet ist
4. Nach Ablauf von 10 Jahren
Beschlussbücher und Niederschriften über die Verhandlungen der Provinzialsynode
Gilt nicht für den Bereich des Büros der Provinzialsynode und des Konsistoriums
Bescheinigungen für die Patenschaft
Bewerbungsschreiben, sofern der Bewerber nicht eingestellt worden ist
Wählerlisten
5. Nach Ablauf von 20 Jahren
Entwürfe zur Genehmigung von Grabsteinen
Schriftwechsel über Trauungen geschiedener Personen
Dienstordnungen und Richtlinien für den Dienst der Mitarbeiter
Die Frist beginnt mit dem Außerkrafttreten der Bestimmung
6. Übergangsbestimmungen
1 Die folgenden Unterlagen sind bis zum vollständigen Aufbau der zentralen Gemeindegliederdatei aufzubewahren. 2 Von diesem Zeitpunkt an können sie nach je zwei Jahren vernichtet werden:
Anmeldeformulare für Taufen, Trauungen, Bestattungen sowie für den Konfirmandenunterricht, Anzeigen zum Eintrag ohne Nummer in die Kirchenbücher,
Standesamtliche Mitteilungen über Geburten, Eheschließungen, Todesfälle, gerichtliche Mitteilungen über Kirchenaustritte, Vaterschaftsanerkennung,
Namensänderung
Legitimation
Namenserteilung an ein nichteheliches Kind.
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Anlage 2

Vertrag über Stampfgut
Die Firma ____________________
verpflichtet sich,
  1. die ihr von ____________________
    übergebenen Akten und sonstigen Papiere im Gewicht von ____________________
    selber einzustampfen,
  2. niemandem die Durchsicht der Akten und sonstigen Papiere oder das Anfertigen von Kopien zu gestatten, auch an niemanden Teile der Akten oder sonstigen Papiere abzugeben,
  3. den Vollzug des Einstampfens der in Ziffer 1 genannten Stelle mitzuteilen,
  4. für die Stampfmasse den Betrag von ____________________ € zu entrichten.
Bis zum Vollzug des Einstampfens bleibt der/dem ____________________ das Eigentum an den Akten und sonstigen Papieren vorbehalten.
Die Firma ____________________
trägt alle Folgen, die aus einer Verletzung der unter Ziffer 2 getroffenen Vereinbarungen – insbesondere hinsichtlich des Datenschutzes – entstehen.
Berlin, den