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Richtlinien des Konsistoriums für das Registratur- und Aktenwesen der evangelischen Kirchengemeinden in Berlin-Brandenburg

Vom 19. März 1963

(KABl. S. 22, ABl. EKD S. 346 Nr. 195)

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I.
Allgemeines

1 Das im Verlauf des schriftlichen Gedankenaustausches zwischen den Kirchengemeinden bzw. den Pfarrämtern einerseits und den Gemeindegliedern, kirchlichen und staatlichen Behörden und dgl. andererseits entstehende Schriftgut darf, auch wenn die darin behandelte Angelegenheit ihre sachliche oder formelle Erledigung gefunden hat, keineswegs vernichtet werden. 2 Nicht selten stellen derartige, zunächst als weniger wichtig beurteilte Schriftstücke noch nach Jahren wichtige Beweisstücke dar. 3 Soweit es sich um Schriftverkehr mit vor- oder übergeordneten Behörden handelt, dient das Schriftgut als unentbehrliche Grundlage für die spätere Verfolgung der geschichtlichen Entwicklung der Kirchengemeinde. 4 Es besteht deshalb der allgemeine Grundsatz, dass das amtlich entstehende Schriftgut der Kirchengemeinde registriert und sicher verwahrt wird. 5 Über Ausnahmen hiervon entscheiden besondere Bestimmungen, die zur Frage der Vernichtung (Makulierung oder Kassation) von Akten ergangen sind bzw. noch ergehen.
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II.
Registratur und Brieftagebuch

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a)
Allgemeines

1 Bei der Vielzahl der im Geschäftsverkehr einer Kirchengemeinde bzw. eines Pfarramts ein- oder ausgehenden Schreiben bedarf es der Registrierung eines solchen Schreibens. 2 Dies geschieht im Brieftagebuch (Muster Anlage A). 3 Dieses wird für die Dauer des Kalenderjahres geführt. 4 Die einzelnen Schreiben werden je unter einer laufenden Nummer des Tagebuchs in diesem vermerkt. 5 Dabei können mehrere zu einem bestimmten Geschäftsvorgang gehörende spätere Ein- oder Ausgänge unter der gleichen laufenden Nummer eingetragen werden. 6 Nach völliger Erledigung des Vorgangs wird dieser, und zwar in zeitlicher Ordnung der einzelnen entstandenen Blätter, in die Akten des betreffenden Sachgebietes eingefügt. 7 Die einzelnen Sachgebiete, in die das Schriftgut einzuordnen ist, bestimmt der Aktenplan (Anlage B). 8 Die Bezeichnung des Aktenstücks, in dem der Vorgang abgelegt worden ist (Akten-Nummer), ist in der letzten Spalte des Brieftagebuchs zu vermerken, damit der Verbleib des Vorgangs später ermittelt werden kann.
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b)
Eingangsvermerk

1 Auf jedem eingegangenen Schreiben ist das Datum des Eingangs zu vermerken, und zwar zweckmäßig unterhalb des Datums des Schreibens. 2 Dazu ist die laufende Nummer des Brieftagebuchs zu setzen. 3 Zweckmäßig ist hierfür die Verwendung eines Stempels, aus dem auch die empfangene Stelle ersichtlich ist. 4 Für größere Verwaltungen ist ein Stempel mit eingebautem, umstellbarem Datumstempel zu empfehlen.
Muster:
Ev. Kirchengemeinde
NN.
Eing. am ____________________
Tgb.-Nr. ____________________ Anl.
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c)
Führung des Brieftagebuchs

1 Eingehende Schriftstücke sind auf der linken Seite des Brieftagebuchs in der Querspalte der nächstfolgenden laufenden Nummer einzutragen. 2 Das Tagebuch beginnt zum Anfang des Kalenderjahres mit der Nr. 1 und wird bis Ende des Jahres in ununterbrochener Nummernreihe fortgeführt. 3 Maßgebend für die Einordnung ist der Tag des Eingangs eines der Kirchengemeinde zugesandten Schreibens oder, falls ein Schreiben der Gemeinde ohne einen vorangegangenen Eingang ausgeht, der Tag, unter dem das eigene Schreiben ergeht. 4 In diesem Falle wird die rechte Seite des Tagebuchs benutzt.
5 Das Antwortschreiben, das in Erledigung eines bereits eingetragenen Eingangs ergeht, wird unter der gleichen Nummer auf der rechten Seite des Brieftagebuchs eingetragen. 6 Dagegen erfolgt die Eintragung der später eingehenden Antwort auf einen ohne Vorgang ergangenen Ausgang unter der gleichen Nummer auf der linken Seite des Tagebuchs.
7 Die Eintragung des Inhalts der Schreiben soll knapp und treffend gehalten werden und ohne Weiteres erkennen lassen, um was es sich handelt. 8 Die Benutzung des Raumes einer Tagebuchnummer zur Eintragung auch des später weiter ergehenden Schriftwechsels in der gleichen Angelegenheit ist möglich, soweit der Raum dazu ausreicht. 9 Auf diese Möglichkeit ist bei den Eintragungen von vornherein Bedacht zu nehmen. 10 In jedem Falle aber sollen Eingang bzw. Ausgang und Antwort auch in diesem Falle unter der gleichen Tagebuchnummer eingetragen werden. 11 Reicht bei längerem zusammenhängenden Schriftwechsel in der gleichen Angelegenheit der Raum der bereits besetzten Tagebuchnummer nicht mehr aus, so ist für die Fortsetzung, d. h. für den neuen Ein- bzw. Ausgang, eine neue Tagebuchnummer zu verwenden. 12 Diese ist mit der Tagebuchnummer des Vorgangs dadurch zu verbinden, dass in der letzten Spalte der früheren Nummer die neue Nummer eingetragen wird (etwa: „verb. m. 427“). 13 In der Spalte „Inhalt“ der neuen Nummer ist die frühere Nummer vorzutragen (etwa: „Vorg. s. Nr. 378“). 14 Die spätere Eintragung der Aktennummer des nunmehr unter der letzten Nummer erledigten Vorgangs erfolgt dann nur bei dieser. 15 Die Verbindung von Tagebuchnummern erfolgt nur so lange, bis der ganze Vorgang als zunächst erledigt „zu den Akten genommen“, also die Aktennummer eingetragen worden ist. 16 Neueingänge in späterer Zeit werden, auch wenn sie die gleiche Angelegenheit betreffen, unter einer neuen Nummer eingetragen.
17 Ergeht ein inhaltlich gleiches Schreiben an mehrere Empfänger mit Einzelanschriften, so kann die gleiche Tagebuchnummer verwendet werden. 18 Die Empfänger sind dann auch einzeln kurz zu bezeichnen. 19 Werden jedoch verschiedene Antworten erwartet, die eine getrennte Bearbeitung erfordern, so ist jedes Schreiben unter einer besonderen Nummer einzutragen.
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d)
Besondere Behandlung von U.R.-Schreiben

1 Von vorgesetzten oder gleichrangigen Stellen eingegangene sog. „U.R.-Schreiben“ (U.R. bedeutet „Unter Rückerbittung“) sind in der Spalte „Inhalt“ des Brieftagebuchs, und zwar vor der Eintragung, als solche kenntlich zu machen. 2 Die Antwort wird unmittelbar unter den Text des Eingangs oder, falls der erforderliche Raum nicht vorhanden ist, auf ein besonderes Blatt gesetzt. 3 Die dem Schreiben beigefügten Anlagen, deren Anzahl über der Anschrift vermerkt ist, sind dem Schreiben bei der Rücksendung wieder beizufügen, wenn die Entnahme nicht ausdrücklich gefordert wurde. 4 Die Rückschrift hat zu lauten:
Urschr. mit ____________________ Anlagen
an ____________________ nach Kenntnisnahme – oder: mit folgender Auskunft – (an vorgesetzte Stellen: mit folgendem Bericht) zurückgesandt: ____________________
5 Auf der rechten Seite des Tagebuchs ist in der Spalte „Inhalt“ zu vermerken: „Urschr. zurück“ (es folgt kurze Angabe des Inhalts der Antwort).
6 Für die Akten der Kirchengemeinde ist von derartigen U.R.-Schreiben eine Abschrift, mindestens aber ein verständlicher Auszug als Aktenvermerk zurückzubehalten und selbstverständlich der Text der eigenen Antwort.
7 Schreiben mit der Bezeichnung „Urschriftlich“ verbleiben bei der Kirchengemeinde.
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e)
Fristenkontrolle

1 Zu einem geordneten behördlichen Geschäftsgang gehört die ständige Kontrolle sowohl der Erledigung des in der eigenen Verwaltung eingehenden Schriftwechsels als auch die Beantwortung ausgegangener Schreiben seitens der Empfänger. 2 Nicht völlig erledigte Vorgänge dürfen deshalb keinesfalls in den Akten abgelegt werden; sie sind vielmehr in geeigneter Weise „auf Frist“ zu legen. 3 Dies geschieht am einfachsten in der Art, dass drei Mappen angelegt werden mit den Daten: 1., 10. und 20. des Monats. 4 In diesen Mappen werden die schwebenden Sachen unter Bemessung der für die Antwort des Empfängers angenommenen Frist aufbewahrt. 5 Jeweils an dem betreffenden Monatstag werden die in den Mappen verwahrten Sachen daraufhin nachgeprüft, ob ggf. eine Erinnerung des Empfängers an die Erledigung angebracht erscheint. 6 Auf diese Weise können schwebende Vorgänge nicht aus dem Gesichtskreis des Bearbeiters geraten.
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III.
Führung der Akten

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a)
Aktenordnung

1 Die Akten einer behördlichen Verwaltung stellen die Sammlung des aus dem Schriftwechsel der Behörde entstehenden Schriftgutes dar, das von vornherein nach einer ganz bestimmten, von den Sachgebieten ausgehenden Ordnung unterteilt, in Aktendeckeln befestigt und sorgfältig aufbewahrt werden muss.
2 Zur Sicherung der jederzeitigen Auffindung von Vorgängen ist durch entsprechende Aufgliederung der Sachgebiete und dementsprechende klare äußere Beschriftung der einzelnen Aktenbände über ihren Inhalt Sorge zu tragen. 3 Zur kurzen Kennzeichnung der zu den einzelnen Sachgebieten gehörigen Akten werden die Gruppen der Sachgebiete und die innerhalb der Gruppen zweckmäßigen speziellen Unterteilungen mit Kennziffern (Akten-Nummern) bezeichnet. 4 Für das Gebiet der Evangelischen Kirche in Berlin-Brandenburg gilt als Aktenordnung der „Aktenplan“ Anlage B. 5 Diese Aktenordnung sieht die Gliederung der Sachgebiete in fünf Hauptabschnitte (Gruppen) und jeden dieser Hauptabschnitte in eine praktisch bis zu zehn reichende Zahl von Unterabschnitten vor. 6 Innerhalb der Unterabschnitte ist eine weitere Unterteilung (praktisch von 0 bis 9, also zehn Nummern) möglich. 7 Letzteres gilt jedoch nur für Akten des gleichen Sachgebiets der Untergruppe, wie Grundstücksakten, Personalakten und dgl. 8 Die Aktennummer setzt sich demnach zusammen aus (Beispiel: für die Personalakten des Angestellten Lehmann):
  • Hauptabschnitt 2: (Kirchliche Ämter),
  • Unterabschnitt 3: (Beamte und Angestellte der Kirchengemeinde),
  • Weitere Unterteilung 7: (Sonstige ortskirchliche Amtsträger),
  • Laufende Nummer der Personalakten des Angestellten Lehmann (angenommen): 9.
9 Die Aktennummer der Personalakten des Angestellten Lehmann lautet danach: 2379, gesprochen: 2-3-7-9.
10 Es ist selbstverständlich, dass die in dem Aktenplan aufgezählten Sachgebiete, namentlich die der Untergruppen und der weiteren Unterteilungen, nicht durchweg auf die Verhältnisse aller, namentlich der kleineren Kirchengemeinden zutreffen. 11 Es können aber auch in Gemeinden Einrichtungen oder Arbeitsgebiete bestehen, die in dem Aktenplan nicht berücksichtigt worden sind. 12 Es ist deshalb von jeder Kirchengemeinde ein den örtlichen Bedürfnissen Rechnung tragender Aktenplan aufzustellen. 13 Dabei ist jedoch in jedem Falle die Einteilung der Hauptabschnitte sowie die der Unterabschnitte mit ihren Aktennummern beizubehalten. 14 Auch die in den Unterabschnitten jeweils an den ersten Stellen (mit Nrn. 0, 1 usw.) vorgesehenen Akten für Allgemeines und Grundsätzliches des Sachgebietes (sog. Generalakten) sind von vornherein anzulegen. 15 In der Schaffung der übrigen, den örtlichen Bedürfnissen entsprechenden Spezialakten besteht für die Gemeinden eine gewisse Freiheit. 16 Es wird aber hierbei vor einer allzu weiten Spezialisierung der einzurichtenden Sachgebiete ebenso gewarnt wie vor einer zu engen Zusammenfassung von verwandten Sachgebieten.
17 Der Aktenplan, der später in der Praxis ein genaues Verzeichnis der bei der Kirchengemeinde geführten Akten darstellen soll, ist in mehreren Ausfertigungen herzustellen und jedem an der Aktenführung Beteiligten zugänglich zu machen. 18 In jedem Falle muss ein Exemplar im Aktenschrank griffbereit vorhanden sein. 19 Bei der Aufstellung des Aktenplans ist zwischen den einzelnen Unterabschnitten genügender Raum für spätere Erweiterungen frei zu lassen. 20 Der Aktenplan muss als „Bestandsverzeichnis“ jederzeit Auskunft über das Bestehen von Aktenbänden oder -heften und deren Verbleib (im Falle der Archivierung, der vorübergehenden Ausleihung oder dauernden Abgabe an andere Stellen) geben. 21 Hier ist das anliegende Muster C zu verwenden, das durch die eingetragenen Beispiele erläutert ist.
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b)
Befestigung des Schriftgutes in den Akten

1 Die in einen Aktenband einzuordnenden Schriftstücke müssen in dem Aktendeckel so befestigt werden, dass ein Herausfallen oder eine unbeabsichtigte Zerstörung der zeitlichen Ordnung unmöglich ist. 2 Die früher seit Jahrhunderten übliche Art war das Heften mit Nadel und Heftgarn. 3 Sie gewährleistet auch heute noch eine einwandfreie Befestigung, die durch äußere Einflüsse in dem Aufbewahrungsort nicht beeinträchtigt wird; sie ist deshalb für Akten von besonderer Bedeutung auch heute noch zu empfehlen. 4 Für die Masse der Akten ist sie jedoch jetzt zu umständlich und deshalb in den letzten Jahrzehnten bei den meisten öffentlichen Verwaltungen durch neuere, von der einschlägigen Industrie entwickelte technische Organisationsmittel ersetzt worden (Steh- und Hängeordner, Schnellhefter für Horizontal- und Vertikallagerung usw.). 5 Allen diesen Systemen hängen neben Vorteilen auch Mängel an, die von dem Nichtfachkundigen nicht von vornherein erkannt werden und die sich erst später in der praktischen Handhabung und bei der Archivierung des Aktenmaterials bemerkbar machen. 6 Dabei muss auch die Kostenfrage berücksichtigt werden. 7 Trotzdem muss angestrebt werden, auch für die Verwaltung die Errungenschaften der Technik nutzbar zu machen, um die Büroarbeit zu vereinfachen und damit kostbare Arbeitszeit einzusparen. 8 Es wird von vielen Fachleuten auf dem Gebiete der behördlichen Aktenverwaltung die Befestigung des Schriftgutes in sog. „Schnellheftern“ für die sachgemäßeste Aufbewahrung gehalten, da sie die anerkannten Vorzüge einer fein aufgegliederten Aktenordnung mit einer schnellen Befestigung der Schriftstücke vereint. 9 Auch den Erfordernissen der späteren Archivierung der Akten ist durch Verwendung von nicht rostenden bzw. rostgeschützten Metallteilen Rechnung getragen worden. 10 Die einzuheftenden Schriftstücke werden durch die bei diesem Verfahren erforderliche seitliche Lochung bei einiger Vorsicht nicht in ihrer Leserlichkeit beeinträchtigt.
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c)
Aufbewahrung der laufenden Akten

1 Die zum laufenden Geschäftsbetriebe der Kirchengemeinde gehörigen Akten, d. h. diejenigen, die noch gebraucht werden bzw. die zur Aufnahme anfallenden Schriftgutes noch Raum bieten, sind in einem verschließbaren Aktenschrank mit entsprechend breiten Fächern übersichtlich zu ordnen, und zwar in waagerechter Fortsetzung, von links oben beginnend. 2 Die einzelnen Fächer sind je nach ihrer Aufnahmefähigkeit mit den fortlaufenden Aktennummern der in ihnen verwahrten Aktenbände zu versehen, um das Einordnen und das Auffinden der Akten zu erleichtern. 3 Die laufende Nummerierung der Fächer selbst und die Anbringung der Fachnummern auf den Akten erleichtern die Einordnung noch mehr.
4 Bei der Einteilung der Fächer sollen die Akten der verschiedenen Gruppen voneinander getrennt bleiben. 5 Dagegen kann ein Fach mehrere oder alle Bände der gleichen Gruppe oder Untergruppe aufnehmen.
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d)
Aktenschwänze

1 Zum leichteren Auffinden einzelner Aktenbände, die mit mehreren anderen der gleichen Gruppe in einem Fach lagern, ist die Anbringung von Aktenschwänzen zweckmäßig. 2 Diese bestehen aus in der Farbe des Aktendeckels (s. Aktenplan) gehaltenen Leinen- oder Kartonstreifen von etwa 7 × 12 cm Größe, die kurz mit dem Sachgebiet, der Aktennummer und der Fachnummer beschriftet und mit der oben frei zu lassenden Schmalseite auf etwa 2 cm an der Innenseite des vorderen Deckels hart an dessen Falz angeklebt werden. 3 Wenn die Aktenschwänze hart an der Unterkante des Deckels nach innen umgeknickt werden, sind sie beim Transport der Akten gegen Beschädigung geschützt.
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e)
Innere Ordnung der Aktenbände

1 Bei der Einordnung der Schriftstücke in die Aktenbände ist grundsätzlich die sog. „Behördenheftung“ anzuwenden. 2 Diese entspricht etwa dem gebundenen Buch, das unter dem vorderen Deckel mit der Seite 1 beginnt und vor dem hinteren Deckel mit der letzten Seitenzahl endet. 3 Es liegen somit bei dieser Heftung das älteste Schriftstück oben und das neueste unten, also umgekehrt wie bei der sog. kaufmännischen Heftung.
4 Die einzelnen Blätter jedes Bandes sind mit Blattzahlen (nicht Seitenzahlen) zu versehen, und zwar möglichst mit Blaustift in der rechten oberen Ecke, beginnend mit 1 bis zum Ende.
5 Werden später einzelne Blätter vorübergehend oder dauernd entnommen, was möglichst zu vermeiden ist, so ist dafür ein Ersatzblatt einzuheften, auf dem der betreffende Vorgang und die Zahlen der enthefteten Blätter sowie deren Verbleib kurz zu vermerken sind. 6 Wird der entnommene Vorgang den Akten später wieder zugefügt, so ist er an der den Blattzahlen entsprechenden Stelle wieder einzuheften und das Ersatzblatt zu entfernen.
7 Soweit einzelne Akten zum Sammeln in sich geschlossener Vorgänge dienen, sind diese Vorgänge unter Belassung ihrer Ordnung nach der Zeitfolge (der erste Eingang oben) in die Akten einzuheften. 8 Maßgebend dafür ist der Zeitpunkt der Erledigung des Vorgangs. 9 Keinesfalls dürfen, etwa um alle Schriftstücke ihrer Zeitfolge nach in die Akten einzuordnen, zusammenhängende, einen bestimmten Verwaltungsvorgang betreffende Schriftstücke auseinandergerissen werden. 10 Befinden sich den gleichen Fall betreffende Schriftstücke bereits in den Akten (vgl. I c), so ist durch eine gegenseitige Verweisung auf die Blattzahlen eine Verbindung herzustellen. 11 Dabei wird am Schluss des vorangegangenen Vorgangs vermerkt: „Forts. Bl. ____________________“ und am oberen Rande des ersten Blattes des neuen Vorgangs: „Vorg. Bl. ____________________“.
12 Beim Einheften des ersten Blattes in das Heft ist auf dem Titel (Vorderseite des Aktendeckels) als Zeitpunkt für „Angefangen am …“ das Datum des ersten Schriftstücks einzusetzen.
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f)
Schließen der Akten

1 Das Fassungsvermögen eines Schnellhefters liegt zwischen 200 und 250 Blättern. 2 Aus Zweckmäßigkeitsgründen sollen nicht mehr als 200 Blätter hineingenommen werden. 3 Ist diese Zahl nach Einfügung eines verwaltungsmäßig abgeschlossenen Vorgangs erreicht, so ist der Aktenband zu „schließen“. 4 Dies hat in der Weise zu geschehen, dass auf der Rückseite des letzten Blattes oder auf einem noch nachzuheftenden leeren ganzen Blatt der Vermerk anzubringen ist:
„Geschlossen – Fortsetzung Band …“
5 Auf dem Titel des Aktendeckels ist (unter dem Datum des Anfangs) der Schließungsvermerk anzubringen unter Angabe des Datums der Erledigung des letzten Schriftstücks sowie der Zahl des letzten Blattes. 6 Falls noch nicht geschehen, erhält der geschlossene Band die laufende Bandzahl (I) und der neu anzulegende Band die nachfolgende Zahl (II). 7 Im Aktenbestandsverzeichnis ist das Schließen des alten und die Anlegung des neuen Bandes zu vermerken. 8 Handelt es sich um die Akten über einen Sondervorgang (z. B. bei Personal- oder Bauakten), der völlig erledigt ist und für den eine Fortsetzung nicht in Betracht kommt, so erübrigt sich ein Hinweis auf die Fortsetzung.
9 Geschlossene Akten sind im Archiv abzulegen. 10 Diese Ablage ist sowohl im Findbuch des Archivs wie im Bestandsverzeichnis der Registratur zu vermerken.
11 Fallen in dem Sondergebiet, dessen Akten bereits geschlossen sind und die sich bereits im Archiv befinden, nachträglich noch Schriftstücke an, so sind diese noch in diese Akten einzufügen. 12 Die Vermerke der Schließung sind hinsichtlich des letzten Datums und der Blattzahl k. Hd. zu ändern.
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g)
Verwahrung von Urkunden und dgl. in den Akten

1 Urkunden wie Verträge und dgl. sind während der Dauer ihrer Geltung nicht fest in die Akten einzuheften. 2 Sie sind, wenn ihre Verwahrung nicht an anderer Stelle unter sicherem Verschluss geboten ist, in einem an der Innenseite des vorderen Aktendeckels anzuklebenden entsprechend großen und festen Briefumschlag (Öffnung zur Verhütung des Herausfallens nach rechts!) zu verwahren. 3 Der Inhalt des Umschlags ist auf diesem kurz zu bezeichnen, zweckmäßig auch die Zahl des Blattes mit dem Vorgang, auf den sich die verwahrte Urkunde bezieht. 4 Wird die Urkunde dem Umschlag dauernd entnommen, so ist dies auf dem Umschlag unter Verweisung auf die Blattzahl des Vorgangs, der die Entnahme belegt, zu vermerken. 5 Urkunden über völlig erledigte Rechtsvorgänge, wie abgelaufene Verträge, Schuldurkunden über zurückgezahlte Darlehen (wenn diese dem Schuldner nicht ausgehändigt werden) und dgl. werden zusammen mit dem letzten Aktenvorgang eingeheftet.
6 Vor der Ablage geschlossener Aktenbände in das Archiv (s. Abschn. f) sind die unter dem Aktendeckel verwahrten Urkunden usw. daraufhin nachzuprüfen, ob ihre Geltungsdauer etwa noch läuft. 7 Ist dies der Fall, so sind sie in gleicher Weise in den Fortsetzungsband einzufügen. 8 Auf dem Umschlag ist jedoch außer der Blattzahl auch die Zahl des geschlossenen Bandes zu vermerken, in dem sich der Vorgang befindet. 9 Auf dem Umschlag in dem Band, in dem die Urkunde bisher verwahrt wurde, ist zu setzen: „Überführt in Band…“. 10 Urkunden von besonderer Bedeutung (also andere als über erledigte einfache Verwaltungsvorgänge) sind, wenn sie nicht mehr gebraucht werden, im Archiv in Abteilung III (Urkunden) in einer besonderen Mappe zu verwahren, auf der die Nummer des Urkundenverzeichnisses zu vermerken ist.
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h)
Befestigung sonstigen Aktenmaterials in den Akten

1 Bei Spezialakten über einmalige Sondervorgänge, wie z. B. bei Bauakten, fällt häufig Aktenmaterial an, das sich wegen der Größe des Formats oder seiner Beschaffenheit nicht zum Einheften in die Schnellhefter eignet. 2 Hierzu gehören z. B. großformatige Bauzeichnungen, Skizzen, Fotos, broschierte Drucksachen und dgl. 3 Diese werden ebenfalls in einem Umschlag entsprechender Größe verwahrt, der jedoch zweckmäßig unter dem oberen Deckel an dem rechten Kartonfalz angeklebt wird. 4 Zum Schutz gegen das Herausfallen der Einlagen kann der Umschlag oben durch eine Aktenklammer geschlossen werden. 5 Auch in diesem Falle ist auf dem Umschlag dessen Inhalt kurz zu vermerken. 6 Bei der Ablage dieser Akten in das Archiv verbleiben jedoch diese Einlagen in dem Umschlag. 7 Bauzeichnungen, die den endgültigen Zustand ausweisen (sog. Bestandszeichnungen), sind zweckmäßig getrennt in einem Karton aufzubewahren.
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IV.
Archivierung der Akten

1 Die im laufenden Geschäftsverkehr nicht mehr benötigten Akten, d. h. alle „geschlossenen“ Bände der allgemeinen Sachgebiete sowie der abgeschlossenen Sondervorgänge (s. III f), sind im Archiv zu verwahren. 2 Dieses soll möglichst im Erdgeschoss, unbedingt aber in einem trockenen Raum untergebracht werden. 3 Zur Aufbewahrung der Akten eignet sich ein fester, verschließbarer Schrank, der die gleiche Facheinteilung haben soll wie der Aktenschrank für die laufenden Akten. 4 Die Ablage der Akten hat dort in der gleichen Ordnung des Aktenplans zu erfolgen.
5 Im Archiv ist ein Verzeichnis der dort abgelegten Akten (Findbuch, Repertorium) zu verwahren, das den jederzeitigen Bestand des Archivs ersehen lassen muss. 6 Alle Zugänge und Entnahmen, auch vorübergehende, sind sogleich in einem besonderen Heft zu vermerken.
7 Für das Archivverzeichnis ist das Muster D zu verwenden.
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V.
Schutz der Akten vor Vernichtung durch Feuer und Wasserschäden

1 Jeder kirchliche Amtsträger ist verpflichtet, im Falle einer drohenden Gefahr die Vernichtung der laufenden Akten und der Archivalien durch Feuer oder Wasser zu verhüten, indem er sich nach Vermögen an der Sicherstellung der Kirchenbücher, Akten usw. beteiligt. 2 Es ist daher selbstverständlich, dass der Entstehung von Bränden oder Wassereinbrüchen durch entsprechend sorgfältiges Verhalten in den Aufbewahrungsräumen und deren Umgebung vorgebeugt wird. 3 Im Falle einer akuten Gefahr hat sich jeder in der Nähe der Gefahrenstelle befindliche oder erreichbare Amtsträger um die bevorzugte Rettung des Akten- und Archivmaterials, und zwar in erster Linie der Kirchenbücher, zu bemühen. 4 Da die Entfernung der geschlossenen Aktenschränke aus der Gefahrenzone umständlicher und zeitraubender ist, muss der Inhalt der ggf. mit Gewalt zu öffnenden Schränke in bereitgehaltene feste Säcke verpackt und an einen gesicherten Ort, möglichst in einen verschließbaren Raum, verbracht werden. 5 Zur Gewährleistung dieser Sicherheitsmaßnahmen sind in allen Räumen, in denen sich Aktenschränke und dgl. befinden, feste Jutesäcke (Zuckersäcke) in der dem Umfang des vorhandenen Materials entsprechenden Anzahl bereitzuhalten. 6 Diese Säcke sind zweckmäßig einzeln zusammengerollt (nicht gefaltet) in zwei Schnurschlaufen sichtbar an einer freien Wand so aufzuhängen, dass sie bei Bedarf sofort griffbereit sind. 7 Um ihren Verwendungszweck kenntlich zu machen, sind vor oder über den Rollen rote Kartonstreifen mit der Aufschrift „Feuer-Rettungssack“ anzubringen.
8 Die Anbringung von verschlossenen Schlüsselkästen mit Glasscheiben zur Aufbewahrung von Zweitschlüsseln zu den sonst verschlossenen Schränken ist ein weiteres unbedingtes Erfordernis.
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VI.
Übergang von bisherigen älteren Aktenordnungen zu der Neuordnung

1 Mit dem festgesetzten Zeitpunkt der Einführung der neuen Aktenordnung sind die bisher geführten Akten zu schließen. 2 Hierbei ist sinngemäß nach Ziffer III f zu verfahren. 3 Als Verweisung ist jedoch die Aktennummer des entsprechenden Aktenstücks der neuen Ordnung einzutragen. 4 Soweit die älteren Akten im laufenden Geschäftsverkehr nicht mehr benötigt werden, sind sie in einer besonderen, der bisherigen Einteilung entsprechenden Abteilung des Archivs zu verwahren. 5 Für die Ergänzung des älteren Aktenverzeichnisses und des Archivverzeichnisses gilt das in Ziffer III f bzw. IV Gesagte sinngemäß.
6 Sollte im Zeitpunkt der Einführung der neuen Aktenordnung, etwa bei erst in letzter Zeit neu errichteten Gemeinden oder nach Vernichtung sämtlichen Aktenmaterials durch Kriegseinwirkung in älteren Gemeinden, eine völlige Neuordnung des Akten- und Archivwesens für die rückliegende Zeit erforderlich sein, so ist diese Neuordnung rückwirkend anzuwenden.
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VII.
Makulierung (Vernichtung) von Archivmaterial

1 Für die Möglichkeit der Vernichtung bestimmten Archivmaterials ist bisher lediglich im § 70 Abs. 3 der Ordnung für die Haushalts-, Kassen- und Rechnungsführung der Kirchengemeinden der Kirchenprovinz Berlin-Brandenburg (Wirtschaftsordnung) vom 27. Juni 1946 eine Bestimmung getroffen worden, die sich nur auf die Kassenbücher (mit Ausnahme der als Jahresrechnung verwendeten Hauptbücher) und die Rechnungsbelege erstreckt. 2 Dieses Material kann vernichtet werden frühestens nach Ablauf von 15 Jahren seit der Erteilung der Entlastung. 3 Für andere Archivalien, Amtsblätter und dgl. ist die Vernichtung zunächst nicht gestattet.
4 Über die Kassation (Makulierung) sonstiger Akten ergeht demnächst eine besondere Verfügung (Kassationsordnung). 5 Zurzeit besteht, außer bezüglich der in Absatz 1 bezeichneten Rechnungsunterlagen, ein allgemeines Kassationsverbot.
6 Das für die Makulierung von Kassenbüchern und Belegen vom Konsistorium mit Verfügung vom 11. April 1949 – K I Nr. 8322/49 – (Kirchl. Amtsblatt S. 14) vorgeschriebene Verfahren ist allgemein zu beachten.
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Muster A
– Zu Ziffer IIa

Brieftagebuch
der
____________________ Kirchengemeinde in ____________________
für das Jahr____________________
Tagebuch
Nr.
Tag des
Eingangs
Datum und Nr. des
Schriftstücks
Absender
Inhalt
(betrifft)
1
2
3
4
5
Beispiele:
1
14. 7. 60
10. 7. 60
K IIa 1272/60
Ev. Konsis-
torium
Richtlinien für die Pflege der Glocken- und Orgelmotoren
2
24. 7. 60
22. 7. 60
763/60
Pfr. A., N.N.
Dimissoriale erteilt
3
27. 7. 60
24. 7. 60
K IIa 1478/60
Ev. Konsis-
torium
U.R.
Beschwerde
17. 9. 60
14. 9. 60
K IIa 1478/60II
Ev. Konsis-
torium
Frantz wegen Pfarrackerpacht zum Bericht
dem Antrag ist stattzugeben
4
5
14. 11. 60
10. 11. 60
H. Frantz
Vorg. 103
Gesuch um weitere Stundung der Pachtrate April/Juni 60 bis 15. 2. 61
6
7
8
9
0
Tag des
Ausgangs
Empfänger
Inhalt
(betrifft)
Fristvermerke
Porto Pf
Verbleib,
Akten-Nr.
6
7
8
9
10
11
– Z.d.A.
5130
15. 7.60
Pfr. A., N.N.
Ersuchen um Dimissoriale Mayer, Ernst für Taufe
Z.d.A.
25.7.60
20
348
31. 7.60
Ev. Konsistorium
U. mit Äußerung zurück. Bitte um Beratung
10.9.60
20
18. 9.60
H. Frantz
Frist bis 31.12.60 erteilt
10.1.61
20
Forts. Nr. 105
10. 8.60
Peter,
Fischer,
Brecht,
Kratz
Einladung zur Sitzung der Friedhofskommission am
17.8.60 Z.d.A.
131
20.11.60
H. Frantz
Stundung zum 15.2.61 letzt-
malig bewilligt
20.3.61
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Anlage B
zu Ziffer IIc und III

Aktenplan für die Kirchengemeinden und Pfarrämter

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GLIEDERUNG NACH HAUPTABSCHNITTEN

1.
Kirchengemeinde und Pfarrsprengel
   (Aktendeckel rot)
2.
Kirchliche Ämter
   (Aktendeckel grün)
3.
Dienst und Leben
   (Aktendeckel hellblau)
4.
Finanzverwaltung
   (Aktendeckel orange)
5.
Gebäude und Kirchhof (Friedhof)
   (Aktendeckel gelb)
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GLIEDERUNG NACH UNTERABSCHNITTEN

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1.
Kirchengemeinde und Pfarrsprengel

(Aktendeckel rot)
10.
Bestand und Verfassung der Kirchengemeinden (des Pfarrsprengels)
11.
Geschichte der Kirchengemeinde und Statistiken
12.
Archiv, Registratur, Pfarrbücherei
13.
Organe der Kirchengemeinde
14.
Kirchenkreis (Superintendentur, Präses)
15.
Übergemeindliche Verbandsorgane (Parochialverband, Gesamtverband, Stadtsynodalverband, Stadtkirchenverband)
16.
Sprengel, Landeskirche, Evangelische Kirche in Deutschland, Ökumene
17.
Kirchliche Vereinigungen und Richtungen innerhalb der Landeskirche
18.
Andere Religions- und Weltanschauungsgemeinschaften
19.
Verhältnis zu Gemeinde, Staat, politischen Vereinigungen
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2.
Kirchliche Ämter

(Aktendeckel grün)
20.
Pfarramt und Pfarrer
21.
Ruhestandsgeistliche, Pfarrwitwen, Pfarrwaisen
22.
Pfarrerstand und seine Einrichtungen
23.
Beamte und Angestellte der Kirchengemeinde
24.
Besoldungen und Entschädigungen
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3.
Dienst und Leben

(Aktendeckel hellblau)
30.
Gottesdienste
31.
Amtshandlungen
32.
Aufzeichnung der Amtshandlungen (Kirchenbuchwesen)
33.
Jugendunterweisung
34.
Seelsorge und besondere Gemeindedienste
35.
Gemeindeleben, Gemeindearbeit, Gemeindepflege
36.
Liebes- und Fürsorgetätigkeit
37.
Innere und Äußere Mission
38.
Kirchliche Werke
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4.
Finanzverwaltung

(Aktendeckel orange)
40.
Allgemeines, Lagerbuch, Versicherungen
41.
Grundvermögen, Liegenschaften
42.
Geldvermögen
43.
Nutznießungen, Gefälle
44.
Gebühren
45.
Kirchensteuern
46.
Schenkungen, Stiftungen, Legate
47.
Lasten, Steuern, Abgaben, Umlagen
48.
Vermögensverwaltungssachen aus besonderem Anlass
49.
Kassen- und Rechnungswesen, Haushaltsplan
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5.
Gebäude und Kirchhof (Friedhof)

(Aktendeckel gelb)
50.
Allgemeines
51.
Kirche
52.
Gemeindehaus, Gemeinderäume
53.
Pfarrhaus
54.
Pfarrwitwenhaus
55.
Küster-(Kirchenmusiker-)Haus
56.
Andere kirchliche Gebäude
59.
Kirchhof (Friedhof)
#

GLIEDERUNG NACH AKTEN

#

1.
Kirchengemeinde und Pfarrsprengel

(Aktendeckel rot)
10.
Bestand und Verfassung der Kirchengemeinde
100.
Allgemeines
101.
Patronat
102.
Umfang der Kirchengemeinde (des Kirchspiels, des Pfarrsprengels), Ein- und Auspfarrungen, Ansiedlungen
103.
Beziehungen zu anderen Kirchengemeinden (Mutter- und Tochtergemeinden, Nachbargemeinden)
104.
Verzeichnis der Gemeindeglieder, Gemeindekartei
105.
Zuzug und Wegzug von Gemeindegliedern
106.
Austritte (Ausschlüsse s. 343)
107.
Eintritte
109.
Sonstiges
11.
Geschichte der Kirchengemeinde und Statistiken
110.
Allgemeines
1101.
Chronik
1102.
Sammlung von Notizen, Veröffentlichungen, Aufsätzen, Zeitungs­aus­schnitten zur Geschichte der Kirchengemeinde
1103.
Kriegs- und Notzeiten
111.
Jahresberichte, allgemeine Gemeindeberichte (Anm.: Nicht Visitationsberichte)
112.
Statistiken
1121.
Äußerungen des kirchlichen Lebens (Tabelle II)
1122.
Finanz- und Steuerstatistik
1129.
Sonstige Statistiken (z. B. Volkszählung)
113.
Religiöse Volkskunde, Kirchliches Brauchtum, Heimatpflege
114.
Bildarchiv
119.
Sonstiges
12.
Archiv, Registratur, Pfarrbücherei
120.
Allgemeines
121.
Archivalienschutz, Archivpfleger, Archivvisitationen
122.
Registratur, Bestandaufnahmen, Findbuch (Repertorium), Über­nahme­be­scheinigungen
123.
Pfarrbücherei (Bestand, Kartei, Schriftwechsel)
124.
Gesetzsammlungen
1241.
Sammlung alter Verordnungen, Rundschreiben, Reskriptenbücher
1242.
Kirchliche Amtsblätter
1243.
Amtsblätter weltlicher Behörden
129.
Sonstiges
13.
Organe der Kirchengemeinde
130.
Allgemeines
131.
Kirchenvorstand, Gemeindekirchenrat, Presbyterium
1310.
Allgemeines
1311.
Wahlen, Wählerliste, Wahlprotokolle, Stimmzettel, Einführung der Ge­wähl­ten
1312.
Geschäftsführung des Gemeindekirchenrates, Geschäftsordnung
1313.
Sitzungen des Gemeindekirchenrates (Verhandlungsniederschriften)
1314.
Einzelne Kirchenälteste
1315 ff.
Ausschüsse (z. B. Rechnungs-, Bauausschuss)
132.
Gemeindebeirat, Gemeindevertretung
133.
Kirchengemeindeversammlung
134.
Kirchengemeindeamt (Gemeindebüro)
1341.
Leitung
1342.
Büroräume
1343.
Materialien, Heizung
1344.
Fernsprecher, Porto
1349.
Sonstiges
139.
Sonstige Organe
14.
Kirchenkreis (Superintendentur, Präses)
140.
Allgemeines
141.
Kreissynode, Kreiskirchentag
142.
Leiter des Kirchenkreises (Superintendent)
143.
Kreiskirchenrat, Kreiskirchenvorstand
144.
Pfarrkonvent
145.
Kirchenvisitationen
146.
Sonstige Veranstaltungen (Allgemeiner Kreiskirchentag)
15.
Übergemeindliche Verbandsorgane (Parochialverband, Gesamtverband, Stadtsynodalverband, Stadtkirchenverband)
150.
Allgemeines
151.
Leitung
152.
Verbandsvertretung, Ausschüsse
153–158.
Spezielle Organe (Kirchliches Verwaltungsamt, Rentamt, Kirchensteueramt)
159.
Sonstiges
16.
Sprengel, Landeskirche, Evangelische Kirche in Deutschland, Ökumene
160.
Allgemeines (Verfassung, Ordnung der Landeskirche, Gesetzgebung und dgl.)
161.
Sprengel (Generalsuperintendent, Landessuperintendent)
162.
Landeskirche
1620.
Allgemeines
1621.
Bischof, Landesbischof
1622.
Kirchenleitung
1623.
Konsistorium, Landeskirchenamt
1624.
Landessynode, Provinzialsynode
163.
Evangelische Kirche der Union
164.
Vereinigte Ev.-luth. Kirche Deutschlands – Luth. Weltbund
165.
Evangelische Kirche in Deutschland
166.
Deutscher Evangelischer Kirchentag
167.
Beziehungen zu Evangelischen Freikirchen
168.
Ökumene
17.
Kirchliche Vereinigungen und Richtungen innerhalb der Landeskirche
170.
Allgemeines
171.
Kirchenkampf
172.
Bekenntnisgemeinschaften, Bruderschaften
173.
Gemeinschaftsbewegung
179.
Sonstiges
18.
Andere Religions- und Weltanschauungsgemeinschaften
180.
Allgemeines
181.
Katholische Kirche
182.
Sonstige christliche Gemeinschaften (Sekten)
183.
Israeliten
184.
Nicht christliche Weltanschauungsgemeinschaften
189.
Sonstiges
19.
Verhältnis zu Gemeinde, Staat, politischen Vereinigungen
190.
Allgemeines
191.
Ortsbehörden
192.
Kreisbehörden
193.
Bezirksbehörden (Regierungsbezirke)
194.
Oberste Landesbehörde
195.
Staatsoberhaupt
196.
Politische Vereinigungen
197.
Staatliche Jugend
199.
Sonstiges
#

2.
Kirchliche Ämter

(Aktendeckel grün)
20.
Pfarramt und Pfarrer
200.
Allgemeines (Verpflichtung, Dienstanweisung, Amtsverschwiegenheit)
201.
Amtsführung
2011.
Geschäftsordnung, Geschäftsverteilung
2012.
Siegel
2013.
Tagebuch (Journal)
2014.
Amtskalender
2015.
Postsachen (Porto, Fernsprecher)
2016.
Verkehrsmittel (Kraftfahrzeug, Fahrrad)
202.
Errichtung der Pfarrstelle(n)
2021.
I. Pfarrstelle
2022.
II. Pfarrstelle
203.
Besetzung der Pfarrstelle(n)
2031.
Besetzung der I. Pfarrstelle
2032.
Besetzung der II. Pfarrstelle
2033.
Vakanzvertretung, Vikarie
204.
Persönliches (Ordination, Urlaub, Stellvertretung, Krankheit, Unterstützungen, Dienststrafsachen)
205.
Prediger, Pfarrvikare, Hilfsgeistliche, Stellvertreter, Pfarrverweser, Prädikanten, Predigerpraktikanten
206.
Studenten, Kandidaten (Lehrvikare, Predigerseminar)
207.
Kurprediger
209.
Sonstiges
21.
Ruhestandsgeistliche, Pfarrwitwen, Pfarrwaisen
210.
Allgemeines
211.
Ruhestandsgeistliche, Landeskirchliche Versorgung
212.
Witwen und Waisen, Landeskirchliche Versorgung
213.
Freie Einrichtungen für Hinterbliebene (Unterstützungskassen)
219.
Sonstiges
22.
Pfarrerstand und seine Einrichtungen
220.
Allgemeines
221.
Pfarrkonferenzen, Arbeitsgemeinschaften (Pfarrkonvente siehe 144)
222.
Pastoralkollegs, Kurse, Rüstzeiten, Tagungen
223.
Pfarrbruderschaften, Pfarrerverein
224.
Wohlfahrtseinrichtungen für Geistliche
225.
Pfarrfrauen, Pfarrbräute (Tagungen, Kurse, Rüstzeiten)
229.
Sonstiges
23.
Beamte und Angestellte der Kirchengemeinde
230.
Allgemeines
231.
Kirchenmusiker (Organist, Kirchenmusikdirektor, Kantor, Chordirigent, Hilfskirchenmusiker)
2311.
Anstellung
2312.
Dienstgeschäfte
2313.
Fortbildung, Fachaufsicht, Jahreskonferenz
2314.
Standesvertretung
232.
Küster, Kirchendiener
233.
Kirchenrechnungsführer, Kirchmeister, Rendant
234.
Kirchenbuchführer
235.
Gemeindediakon, Katechet
236.
Weibliche Mitarbeiter
2361.
Gemeindeschwestern
2362.
Gemeindehelferinnen
2363.
Kindergärtnerinnen
2364.
Fürsorgerinnen
237.
Sonstige ortskirchliche Amtsträger (auch Kirchhofspersonal)
238.
Wohlfahrtseinrichtungen
239.
Sonstiges
24.
Besoldung und Entschädigungen
240.
Allgemeines
241.
Pfarrbesoldung und Entschädigungen (Gebühren für Amtshandlungen und Kirchenbuchauszüge siehe 442)
2411.
Festsetzung und Zahlung des Pfarrgehaltes
2412.
Beihilfenbedarf und Schlussabrechnung
2413.
Dienstaufwandsentschädigung
2414.
Fuhrkostenentschädigung
2415.
Reisekostenentschädigung
2416.
Nebenbezüge
242.
Besoldung der Beamten
243.
Vergütung der Angestellten
244.
Löhne der Arbeiter
245.
Sozialversicherung der Mitarbeiter
249.
Sonstiges
#

3.
Dienst und Leben
(Aktendeckel hellblau)

30.
Gottesdienste
300.
Allgemeines: Agende, Gottesdienstordnung, Liturgie, Kirchengebete, Paramentenordnung, Kirchlicher Kalender, Festordnung, Brauchtumsordnung
301.
Gottesdienst an Sonn-, Fest- und Feiertagen, Abendmahlsfeiern
3011.
Fürbitten
302.
Lesegottesdienst, Lektorat
303.
Jugendgottesdienste, Kinder- und Schulgottesdienste
304.
Wochengottesdienste, Betstunden, Andachten
305.
Bibelstunden, Bibelwochen
306.
Besondere Gottesdienste und Veranstaltungen (Örtliche Kirchenfeste, Kirchenjubiläen, Missionsfeste, Gottesdienste im Freien)
307.
Kirchenmusik
3071.
Gemeindegesang, Gesangbuch, Choralbuch
3072.
Kirchliche Chor- und Singekreise
3073.
Musik bei Amtshandlungen
3074.
Kirchenkonzerte
3075.
Posaunenchor
3076.
Kirchenmusikalische Tagungen
308.
Geläute, Läuteordnung
309.
Sonstiges (Kirchenzettel, Abkündigungen, Sakristeibuch)
31.
Amtshandlungen
310.
Allgemeines
311.
Taufe, Patenschaft
312.
Konfirmation
3120.
Allgemeines
3121.
Konfirmationsordnung
3122.
Frühkonfirmation, Nachkonfirmation
3123.
Silberne und Goldene Konfirmation
313.
Beichte, Privat-, Krankenkommunionen (Allgemeine Abendmahlsfeiern siehe 301)
314.
Trauung
3141.
Ehejubiläen
3142.
Nachtrauungen
315.
Bestattung (Begräbnis, Feuerbestattung, Urnenbeisetzung)
319.
Sonstiges
32.
Aufzeichnungen der Amtshandlungen (Kirchenbuchwesen)
320.
Allgemeines
321.
Kirchenbuchführung
322.
Beurkundung (Kirchenbuchausfertigungen)
323.
Prüfung der Kirchenbücher
324.
Berichtigungen und Nachträge
325.
Zweitschriften, Nebenbücher, Sammlung der Anmeldeformulare
326.
Wiederherstellung von Kirchenbüchern
327.
Verkartung und Ablichtung der Kirchenbücher
328.
Familienforschung
329.
Sonstiges
33.
Jugendunterweisung
330.
Allgemeines
331.
Religionsunterricht, Christenlehre
3311.
Kirchliche Erziehungskammer
3312.
Erziehungsausschuss
332.
Konfirmandenunterricht
3320.
Allgemeines
3321.
Katechumenenunterricht, Vorkonfirmandenunterricht
3322.
Konfirmandenunterricht
3323.
Kirchliche Unterweisung im Jugendalter (Unterricht für Nachkonfirmation)
3324.
Prüfungen
3325.
Konfirmandenlisten
333.
Kirche und Schule
334.
Katechetische und religionspädagogische Arbeitsgemeinschaften
335.
Evangelische Elternarbeit
336.
Konfirmanden- und Jugendrüstzeiten
(Arbeit der Jugendpfarrer siehe 346, 3523, 3529, Kindergärten siehe 3521, 523)
339.
Sonstiges
34.
Seelsorge und besondere Gottesdienste
340.
Allgemeines
341.
Seelsorge in Anstalten und unter besonderen Verhältnissen nach Bedarf 4stellig z. B. in Krankenhäusern, Gefängnissen, Siedlungen, an Blinden und Taubstummen, an Auswärtigen, Schiffer- und Seemannsseelsorge, Diasporaseelsorge, Strafsachen gegen Gemeindeglieder
342.
Jubiläen von Gemeindegliedern
343.
Schutz des Gemeindelebens (Kirchenzucht, Einspruch gegen öffentliche Ärgernisse, Ausschüsse)
344.
Sonn- und Feiertagsschutz
345.
Bekämpfung von Volksschäden (Alkoholismus u. a.)
346.
Jugendsachen (Jugend- und Gerichtshilfe, siehe auch 364)
347.
Ehesachen
348.
Pfarramtliche Bescheinigungen (Patenbescheinigungen, Ausstellung von Dimissorialen)
349.
Sonstiges
35.
Gemeindeleben, Gemeindearbeit, Gemeindepflege
350.
Allgemeines
351.
Arbeit an der Gesamtgemeinde
3511.
Gemeindeabende
3512.
Bibelverbreitung
3513.
Volksmission, Evangelisation
3514.
Evangelischer Lichtbild- und Filmdienst
3515.
Mitarbeiterbesprechungen, Helferkreise, Helferrüstzeiten
352.
Gemeindearbeit, Gemeindepflege im Einzelnen
3521.
an den Kleinkindern (Krippe, Kindergarten)
3522.
an der schulpflichtigen Jugend (Bibelkreise, Kinderhort)
3523.
Gemeindearbeit an jungen Männern, Junge Gemeinde (Jugendkreise)
3524.
Gemeindearbeit an jungen Mädchen, Junge Gemeinde (Mädchenkreise)
3525.
Gemeindearbeit an Männern
3526.
Gemeindearbeit an Frauen
3527.
Dienst an den Alten
3529.
Sonstiger Jugenddienst (Gemeindearbeit des Jugendpfarrers)
353.
Pressearbeit
3531.
Kirchliche Presse (Gemeindeblatt, Sonntagsblatt, Gemeindebrief)
3532.
Weltliche Presse
354.
Öffentlichkeitsarbeit der Kirche (Hilfe an weltlichen Veranstaltungen, Evangelische Akademie, Kirchliche Volkshochschulen u. a.)
355.
Beziehungen zu außerkirchlicher Volksbildung, Kirche und Film, Rundfunk
356.
Christliche Kunst und Wissenschaft
359.
Sonstiges
36.
Liebes- und Fürsorgetätigkeit
360.
Allgemeines
361.
Kirchliche Sammlungen (Kollekten, Opfer)
3611.
Landeskirchliche Kollekten (Kirchenkollekten, Klingelbeutel-, Korbsammlungen)
3612.
Sprengelkollekten
3613.
Örtliche Kollekten
3614.
Sonstige gottesdienstliche Sammlungen
3615.
Haus- und Straßensammlungen
3616.
Opfergroschen
362.
Armen- und Krankenfürsorge (Seelsorge siehe Ziffer 341)
363.
Kinder- und Jugendfürsorge
364.
Gefährdetenfürsorge
365.
Kirchliches Hilfswerk, Sprengelstelle des Hilfswerkes und der Inneren Mission, Kirchliches Bezirkswohlfahrtsamt
366.
Beziehungen zu außerkirchlicher Wohlfahrtsarbeit
367.
Sonstige Soziale Arbeit
368.
Umsiedlerfürsorge
369.
Sonstiges
37.
Innere und Äußere Mission
370.
Allgemeines
371.
Innere Mission (Kreis- und Bezirksstellen, Einrichtungen, Anstalten)
372.
Äußere Mission
3721.
Veranstaltungen, Vorträge
3722.
Mitarbeiter
3723.
Beihilfen
38.
Kirchliche Werke
380.
Allgemeines
381.
Gustav-Adolf-Werk
382.
Evangelischer Bund
383.
Martin-Luther-Bund
384.
Kirchengeschichtliche Arbeitsgemeinschaft, Verein für Kirchengeschichte
389.
Sonstiges
#

4.
Finanzverwaltung

(Aktendeckel orange)
40.
Allgemeines, Lagerbuch, Versicherungen
400.
Allgemeines
401.
Verzeichnis der Vermögensteile (Lagerbuch)
402.
Versicherungen
4021.
Haftpflicht-, Unfallversicherung (Sozialversicherung siehe 245; Hagelversicherung; Feuerversicherung siehe 5021)
4022.
Versicherung der Geistlichen
4023.
Versicherung der Angestellten und Arbeiter (Sozialversicherung siehe 245)
409.
Sonstiges (etwaige Rechtsstreitigkeiten, jeder Rechtsstreit für sich)
41.
Grundvermögen, Liegenschaften
410.
Allgemeines
411.
Grundstücke, Einzelnes, Kauf, Verkauf, Tausch, Enteignung und andere Inanspruchnahme, Unterteilung nach Eigentümer, z. B. Kirchengemeinde, Kirche, Pfarre, Pfarrwittum, Küsterei oder nach sonstiger Bezeichnung
412.
Verpachtung der Grundstücke, auch Baupachtverträge (Unterteilung wie zu 411)
413.
Erbpachten, Erbbaurechte (Unterteilung wie zu 411)
414.
Forsten und Ödländereien (auch Aufforstung und Kultivierung)
415.
Unterlagen über Grundstücke, Veränderungen im Grundbuch und Kataster
4151.
Grundbuchsachen
4152.
Katastersachen
416.
Wege- und Wassersachen
417.
Bergbau, Erdöl- und Kali-Verträge
418.
Gemeindeteilungssachen, Flurbereinigungen, Rezesse, Umlegungsverfahren
419.
Sonstiges
42.
Geldvermögen
420.
Allgemeines
421.
Kapitalien, Einzelnes
(Unterteilung nach Eigentümer oder sonstiger Bezeichnung wie zu 411)
4210.
Hypotheken
4211.
Wertpapiere
4212.
Sparkassenguthaben
4213.
Sonstige Kapitalien
422.
Aufwertung, Währungsreform
423.
Laufende Verwaltung der Kapitalien
4231.
Verkehr mit Banken und Sparkassen
424.
Verbindung mit Genossenschaften, Spar- und Darlehnskassen
425.
Anleihen, ausgeliehene Kapitalien
429.
Sonstiges
43.
Nutznießungen, Gefälle
430.
Allgemeines
431.
Einzelnes (Unterteilung nach Eigentümer oder sonst. Bezeichnung wie zu 411)
432.
Holzberechtigungen
433.
Hand- und Spanndienste
434.
Ablösungen (Unterteilung wie zu 411)
439.
Sonstiges
44.
Gebühren
440.
Allgemeines
441.
Einzelnes (Unterteilung nach Empfänger oder sonstiger Bezeichnung wie zu 411, Kirchhofsgebühren siehe 5944)
442.
Gebühren zu Amtshandlungen, Kirchenbuchausfertigungen und Sonstige
443.
Aufhebung von Gebühren (Stolgebühren, Vierzeitengeld)
449.
Sonstiges
45.
Kirchensteuern
450.
Allgemeines
451.
Kirchensteuerbeschluss
452.
Steuersoll, Veranlagung (Kirchensteueramt)
453.
Erhebung der Kirchensteuern (Kirchensteueramt)
454.
Einsprüche, Stundungs-, Erlassanträge
455.
Einziehung der Kirchensteuern (Kirchensteueramt)
456.
Zuweisungen an die Kirchengemeinden durch die Kirchenbehörde aus Kirchensteuermitteln
459.
Sonstiges
46.
Schenkungen, Stiftungen, Legate
(Nach Bedarf)
47.
Lasten, Steuern, Abgaben, Umlagen
470.
Allgemeines
471.
Öffentliche Steuern (Grundsteuer, Hauszinssteuer, soweit nicht bei Verpachtung geregelt, Einheitsbewertung der Grundstücke)
472.
Sonstige Lasten am Grundbesitz
4721.
Öffentlich-rechtliche Lasten und Abgaben von Grundbesitz, Anliegerbeiträge usw.
4722.
Privatrechtliche Belastung der Grundstücke, Grunddienstbarkeiten
473.
Kreiskirchliche Umlage
474.
Landeskirchliche Umlage
479.
Sonstiges
48.
Vermögensverwaltungen aus besonderem Anlass
480.
Allgemeines
481.
Die Kirche betr.
482.
Die Pfarre betr., z. B. Melioramente, Auseinandersetzungen zwischen Amtsvorgänger und Nachfolger
483.
Küsterei
484.
Trennung der Vereinigten Küster- und Schulämter (Vermögensauseinandersetzung zwischen Kirche und Schule)
489.
Sonstiges
49.
Kassen- und Rechnungswesen, Haushaltsplan
490.
Allgemeines
491.
Haushaltsplan (Voranschlag, Aufstellung, Genehmigung)
492.
Laufende Verwaltung der kirchlichen Kassen (Unterteilung nach Bedarf: Pfarrkasse, Kirchenkasse, Verkehr mit dem Rentamt, Beihilfen und Zuschüsse aus landeskirchlichen Mitteln usw.)
493.
Verwaltung der Fonds
494.
Ordentliche und außerordentliche Prüfung der kirchlichen Kassen
495.
Rechnungslegung (Jahresrechnung)
496.
Aufbewahrung der Rechnungsbelege
499.
Sonstiges
#

5.
Gebäude und Kirchhof (Friedhof)

(Aktendeckel gelb)
50.
Allgemeines
500.
Allgemeines
501.
Überwachung der kirchlichen Gebäude durch kirchliche und staatliche Organe (Denkmalsschutz, Bauberichte)
502.
Schutzmaßnahmen
5021.
Feuerversicherung
5022.
Blitzschutz
5023.
Sonstige Sicherungsmaßnahmen
503.
Kriegsschäden
504.
Beleuchtung, Heizung, Wasserversorgung, Reinigung
(Straßenreinigung, Schornsteinfeger, Müllabfuhr je nach Bedarf 4-stellig)
505.
Schmuck der kirchlichen Gebäude (Beflaggung)
509.
Sonstiges
51.
Kirche – mehrere Kirchen sind durch kleine Buchstaben zu bezeichnen
510.
Allgemeines
511.
Bau (Lageplan, Bauplatz, Baubeschlüsse und -verträge, Baubeschreibung)
512.
Unterhaltung und Ausbesserung, Baubericht
513.
Einzelne Teile und Zubehör
5131.
Turm, Uhr, Glocken, Läutwerk
5132.
Orgel, Orgelantrieb, sonstige Musikinstrumente
5133.
Altar, Kanzel, Gestühl, Kunstdenkmäler, Gedenktafeln
5134.
Beleuchtungsanlage
5135.
Heizungsanlage
5136.
Sonstige Anlagen (Schwerhörigenanlage, Lautverstärker, Lichtbildanlage)
514.
Reinigung, Beleuchtung und Heizung
515.
Kirchliches Inventarverzeichnis (Vasa sacra, Paramente, Altargegenstände)
516.
Gottesdienstl. Zubehör (Abendmahlswein, Hostien, Kerzen)
517.
Einräumung der Kirche zu nichtevangelischen Gottesdiensten und außergottesdienstlichen Veranstaltungen
518.
Gärtnerische Anlagen, Gefallenengedenksteine
519.
Sonstiges
52.
Gemeindehaus, Gemeinderäume – mehrere Häuser werden durch Hinzufügung eines kleinen Buchstabens bezeichnet
520.
Allgemeines
521.
Gemeindehaus
5211.
Bau (Lageplan, Bauplatz, Baubeschlüsse und -verträge, Baubeschreibung)
5212.
Unterhaltung, Ausbesserung, Baubericht
5213.
Benutzung und Vermietung (Gebühren, Verträge)
5214.
Reinigung, Beleuchtung, Heizung
522.
Gemeindesaal, Konfirmandensaal
523.
Kinderschule, Kindergärten
524.
Vermietung von Räumen für verschiedene Zwecke
529.
Sonstiges
53.
Pfarrhaus – mehrere Pfarrhäuser werden durch Hinzufügung eines kleinen Buchstabens bezeichnet
530.
Allgemeines
531.
Bau (Lageplan, Bauplatz, Baubeschüsse und -verträge, Baubeschreibung)
532.
Unterhaltung und Ausbesserung, Baubericht
533.
Benutzung und Vermietung (Gebühren, Verträge)
534.
Reinigung, Beleuchtung, Heizung
535.
Pfarrgarten und -hof
536.
Nebengebäude
539.
Sonstiges
54.
Pfarrwitwenhaus
540.
Allgemeines
541.
Bau (Lageplan, Bauplatz, Baubeschlüsse und -verträge, Baubeschreibung)
542.
Unterhaltung und Ausbesserung, Baubericht
543.
Benutzung und Vermietung (Gebühren, Verträge)
549.
Sonstiges
55.
Küster-, Kirchenmusikerhaus – mehrere Häuser werden durch Hinzufügung eines kleinen Buchstabens bezeichnet, siehe auch 56–58
550.
Allgemeines
551.
Bau (Lageplan, Bauplatz, Baubeschlüsse und -verträge, Baubeschreibung)
552.
Unterhaltung und Ausbesserung, Baubericht
553.
Benutzung und Vermietung (Gebühren, Verträge)
554.
Reinigung, Beleuchtung, Heizung
555.
Hausgarten
556.
Nebengebäude
559.
Sonstiges
56.–58.
Je nach Bedarf für andere kirchliche Gebäude (Einteilung wie zuvor)
59.
Kirchhof (Friedhof)
590.
Allgemeines
591.
Kirchhofsgelände (Erwerb, Lageplan, Umfriedung, Erweiterung). Die einzelnen Kirchhöfe werden durch Hinzufügung eines kleinen Buchstabens bezeichnet.
592.
Kirchhofsordnung
5920.
Allgemeines
5921.
Übersichtskarte, Grabstellenplan, Grabstellenregister, Kirchhofsbuch
5922.
Besondere Gräber (Berühmte Persönlichkeiten, Pfarrer, Lehrer, Kirchenmusiker, Krieger, Flüchtlings-Pflegegräber)
5923.
Grabdenkmäler
593.
Kirchhofsgebäude
5931.
Kapelle
5932.
Leichenraum
5933.
Krematorium
5934.
Verwaltungsgebäude
(Kirchhofspersonal siehe 237)
594.
Kirchhofsverwaltung
5941.
Beerdigungen, Genehmigungen, Anmeldungen
5942.
Urnenbeisetzungen, Genehmigungen, Anmeldungen
5943.
Nutzungen (Grabstellenzuweisungen)
5944.
Gebühren
5945.
Kassen- und Rechnungsführung (siehe auch 490 ff.)
5949.
Sonstiges
#

Muster C
zu Ziffer IIIa

Titelblatt
Bestandsverzeichnis
der bei der ____________________
Kirchengemeinde ____________________
geführten Akten,
umfassend die Zeiträume
A.
vor Einführung der „Richtlinien für das Registratur- und Aktenwesen“, etwa von ____________________ bis ____________________
B.
nach Einführung der „Richtlinien“ ab ____________________
Abteilung A. (Vor der Einführung der „Richtlinien“)
Aktenzeichen
Sachgebiet
Band
Zeitraum des Inhalts
Verbleib
vom
bis
Anmerkung:
In diese Abteilung werden die älteren Akten mit der Bezeichnung ihrer Sachgebiete und den Aktenzeichen nach ihrer bisherigen Ordnung eingetragen.
IV 2a
Beispiel:
Bewirtschaftung des Pfarrhauses NN.
II
15.10.30
27.12.60
Archiv
Abteilung B. (Nach der Einführung der „Richtlinien“)
Akten-
Nr.
Sachgebiet
Band
Zeitraum des Inhalts
Verbleib
vom
bis
Anmerkung:
Diese Abteilung ist für die Eintragung der sich durch die Umstellung auf die „Richtlinien“ ergebenden neuen Akten bestimmt.
532
Beispiel:
Pfarrhaus NN. Unterhaltung usw.
I
4.1.61
#

Anlage D
zu Ziffer IV

Findbuch
(Bestandsverzeichnis)
des Archivs
der Kirchengemeinde ____________________
des Pfarrsprengels ____________________
Kirchenkreis ____________________
Angelegt im Jahre ____________________
von ____________________
#

Inhalt

I.
Die Akten der Registratur
A.
Die Akten, die vor der Einführung der Richtlinien für das Registratur- und Aktenwesen der Evangelischen Kirchengemeinden in Berlin-Brandenburg angelegt worden sind.
B.
Die Akten, die nach der Einführung der Richtlinien für das Registratur- und Aktenwesen der Evangelischen Kirchengemeinden in Berlin-Brandenburg angelegt werden.
II.
Die Akten der Repositur (Archivreife Akten)
III.
Die Urkunden
IV.
Die Kirchenbücher
V.
Die Zivilstandsregister
VI.
Die Rechnungen
VII.
Sonstige Handschriften
VIII.
Karten, Skizzen, Zeichnungen
IX.
Die Kirchenbibliothek
X.
Die Pfarrbücherei
II. Die Akten der Repositur (Archivreife Akten)
Abteilung I: Akten des bisherigen Archivs
Aktenzeichen
Sachgebiet
Band
Zeitraum des Inhalts
In Archiv übernommen
vom
bis
am
Beispiel:
C 2
Pfarrstellen und Pfründen-
angelegenheiten
I
7.9.
1793
14.10.
1835
1835
Abteilung II: Ältere archivierte Akten, bis zur Einführung der Richtlinien
Aktenzeichen
Sachgebiet
Band
Zeitraum des Inhalts
In Archiv übernommen
vom
bis
am
Beispiel:
IV 2a
Bewirtschaftung des Pfarr-
hauses NN.
I
15.10.30
27.12.60
29.12.60
Abteilung III: Neuere, seit Einführung der Richtlinien archivierte Akten
Akten-
Nr.
Sachgebiet
Band
Zeitraum des Inhalts
In Archiv übernommen
vom
bis
am
Beispiel:
5211
Neubau des Gemeindehauses
I u. II
10.3.58
14.1.61
20.1.61